发现一个FireFox好插件GTDInbox

今天将FireFox升级了，以前安装的一些插件不能用了，于是乎到FireFox网站上查看更新，并查看了一下插件列表，发现了一个很好的插件GTDInbox,他使用GTD的思想来使用Gmail于是便安装了。
GTDInbox 的老家 http://www.gtdinbox.com
FireFox Addon 中的地址 https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/3209
当然也可以在 FireFox 的插件管理中搜索 GTDInbox 关键字，然后直接安装。

通过GTDInbox,我们可以把Gmail当作GTD管理工具来使用。

使用Gmail+GTDInbox，大家可以：

1. 将Gmail当作自己工作的Inbox，所有的工作都收集到Gmail中，这里面有别人发来的Email引起的，或者由自己设定的
2. 通过Gmail自带的Label功能来定义不同的工作属性，比如：在哪做，在什么时候做，关于什么项目的，是属于哪方面的资料
3. 可以通过Lable随时查看不同状态下的任务
4. 事情处理掉之后可以很方便的修改任务状态

注意安装成功之后，用FireFox打开一个gmail的账号，如果是安装后第一次使用该Gmail账号，则GTDInbox会做一些初始化的工作，比如
1. 添加一些标准的GTD标签，因为工作都是由标签来标识的，所以在使用之前添加好标签。这个GTDInbox帮助用户完成一部分，剩下的可以根据自己需要添加。
2. 添加一些过滤器。因为每项工作就都一封Email，当我们给自己安排工作的时候，需要自动给Email加上待处理工作的标签。这样可以方便看到处于某一状态下工作的列表。

使用方法很简单，整个过程比较符合GTD。

* 任务的来源有两种，别人给你发的Email需要你做一些事情，或者是自己给自己安排要做的一些事情。形式都是Email的形式，不过给自己安排是使用经过GTDInbox设置的界面，比较方便。这里将Gmail当作所有任务的汇集点。
* 不管是收到的Email还是自己给自己安排的任务，只需要加上合适的GTD标签来表示这项任务的状态就可以了。比如紧急的可设置为Next Action，不紧急的可以在将来某一天做的就设置为Some Day。
* 当任务完成时，可以将任务状态改为Finished，标识任务完成。

总的来说，GTDInbox对通过FireFox来使用Gmail的人来说是一大福音，通过它可以搭建一个以Gmail为中心的GTD管理工具。使用Gmail完成了GTD中的收集任务，处理任务，管理任务，复习任务，执行任务的工作。

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September 1, 2008 | Filed Under Productivity | 2 Comments 

GTD审查的六个成分 Six Components of a GTD Review(译)

原文标题: Six Components of a GTD Review
原文地址: http://www.activityowner.com/2008/04/30/six-components-of-a-gtd-review/;
译文地址: http://www.sunnyu.com/?p=71

本文由 sunny译于 2008.08.12 由于英文水平有限,译文难免有很多不足之处，欢迎指正。

————–译文开始—————-

最近在gyro 方面的事情显得有些安静了，这也许是由于人们在新一年里放弃了或转换为使用其他工具了。 我希望因为人们将关注点放在 Getting Things Done上 而不是只是在我的blog文章中考虑。

经过三年的探索和思考 (我在 2005年5月购买了ResultsManager) 以及和你们当中很多人的协作, 我感觉到我终于为自己开发了一个值得信赖的系统(trusted system)(使用 OutLinker, MindReader, Next Action Analysis, 和 Mark Task Complete). 这些宏使得我最终将 MindManager, ResultsManager, 和 GyroQ 几个程序很好的关联在一起.

Six Components of Next Action Analysis and Review for Getting Things Done

Next Action Analysis approach 已经成为以一个综合全面的方法看问题的枢纽了。尝试清空我的 outlook 收件箱的“游戏” 提升了我的NAA 得分，他给了我足够的动机将我的GTD遗漏堵上并着手那些堵塞我dashboard的”high cringe factor”项。

之前我会使用我所有的时间用在 Daily Action Plus Dashboard 上查看审查，期望将我的 in-trays 清空并处理那些已经逾时的事情、目标或其他一些被忽视了的事情。现在我只要将我的主意点转移到合适的5F上就会得到最需要关注的的事情。

经过四个月的时间使用这些工具，在本周我终于在我的个人图上获得了 10.0 分并且在我的工作图上也获得了超过9分的好成绩。(一个比赛的得分情况 contest :-) ).

GTD Perfect 10

我根据NAALog.mmap收集的关于我的得分趋势包含在文章最后面的一个附图中。我尝试在周末做我的个人Map上的事情(家务杂事，差事，支付账单等:-( )。通过这种方法我花了很多时间轮流抵抗我在 5F 每一项上的变化情况。当给我一个很好得分的时候 “下一个行动是什么(what is the next action)” 的问题就来了。

为了庆祝，我建立了上面的图将NAA框架以简明的图表示出来。这也许会对你有用（不管你实际用的是什么GTD系统和工具)。使 next action analysis macro 有用的是为这些成分生成定量的尺度连接到影响他们的项上（比如 超时和重做的任务) 而不是通过各自目的分离的dashboard获得。

上图为通过NAA工具挖出的5成分添加了第六成分。问你是否对你的工作有个整体的把控”Full Picutue”。你不能自动获得，但是可以通过 GyroQ can be used to run a full “MindSweep”. 这个成分中其他方面的捕获就是对常规”someday/maybe”列表中的问题做审查，看看什么延迟的项目是值得激活的。你可以通过重复的每周提醒任务来做到这个。

当然了，对于现在的我还需要更多关注没出问题的项目(“non squeaky wheel” projects)和目前不在问题箱中的行动( action)。如果我不着手家庭事务(home list)的60个和工作事务的80个下一步行动(next action)，我将不会保持10分太长时间。很不幸，blog不属于他们中的任何一个。

祝： 一帆风顺

AO

Next Action Analysis Trend Plot

———-译文结束————

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August 12, 2008 | Filed Under Productivity | Comments Off 

How to have your contexts and contact them too (译)

原文标题: How to have your contexts and contact them too
原文地址: http://www.activityowner.com/2008/06/29/how-to-have-your-contexts-and-contact-them-too/
译文地址: http://www.sunnyu.com/?p=70

本文由 sunny 译于 2008.08.11 由于英文水平有限,译文难免有很多不足之处，欢迎指正。

————译文开始—————-
我很高兴的通过 Getting Things Done (GTD) 方法来使用 MindManager, ResultsManager, GyroQ 同时配合 Outlinker, MindReader, Next Action Analysis, 和 Mark Task Complete 宏. 通常我发现每天在 daily action dashboard 上运行 NAA 脚本可以给我指出问题所在, 其他工具则可以快速的对图做更新。

从开发的观点来看这个系统的工具已经很稳定了，不过我最近得到一个可以明显改进ResultsManager默认的daily action dashboard template的机会，我想我应该将它共享出来。

GTD的一个核心观点就是将你的项目(Project)转化为下一步(next actions)并将他们分类别(context)管理。通常都是很简单的设置类别。但是如果你通过对下一步(next action)做”如何（how）”, “何地(where)”和”何时(when)”的考虑，你将可以强迫自己将他们转化为更”自然(physical)”的行动。

我通过尝试改进 类别(contexts) 定义来适合我个人的情况。实际上那儿已经有一个小列表在了:

  • “phone” (short for “weekday 9-5″)
  • “errands” (particularly important in this era of high gas prices)
  • “contact X about” (very useful in combination with the the “relationship central” “I owe” and “waiting for”

问题发生在当一个 “contact about” 行动 同时也包含一个类别时,比如:

  • Take ActivityDaughter to store to shop for camp supplies (@errands, ActivityDaughter@)
  • Call TravelAgent about summer vacation (@phone, TravelAgent@)
  • Call mom for mothers day! (@phone, mom@)

ResultsManager 的默认 Daily Action dashboard 过滤器用来避免你获得一个关于 “No Context” 的下一步是 “Contact X about” 的大列表, 过滤在 下一步的 @ 列表中包含 “partners” 的项，将他们转到”contact…” 分支中. 结果是一个 partner 不出现在 errand和call列表中的 errand 或 call.

这可以通过将 分类列表（context-list) 分为 特定类别 和 “no partner/no context” 两个分支 来解决。我想我应该为那些想学习更多关于定制dashboard的人共享这个过程。

假定你已经生成了你的Daily action dashboard,你可以在ResultsManager的菜单中点击”open template”快速的打开相关的模板:
open dashboard template

如果你展开 “Next Actions” 分支，你可以看到那儿有一些并列的”partner”过滤（首先第一步将在next action列表中”contact about”的partner排除在外，然后第二步枚举他们:
Partner Filters

我们在这儿设置一个过滤参数(filter parameter)可以传入 “_undefined” 和 “NOT _undefined” 来将定义好的类别做为第一分支然后将 “No Context” 项目放在后面, 在将来根据原始的”Partner=N”做过滤.

Not _undefined filter

New branch

当你完成对dashbord模板的调整后，你就可以保存使用它了。如果你希望保留原来的,你可以修改dashbord的名称(在applicaiton/prepare/properties):

Changing the dashboard template name

然后将它保存到”My Dashboards” 目录下 (或你选择的其他地方):
saving the dashboard template

如果你将他作为新的模板保存，你需要在ResultsManager菜单中点击”install template”,这样才能激活他是他在可用的dashbords列表中出现:
Installing the Template

Successfully installed template

如果你有问题可以在这儿留言(译注:要到原作者的blog留言). 如果你希望学习更多关于怎么制作一个dashboard template的只是，可以看这儿 7 steps on the wiki. 如果你不想根据上面的指导自己做, 你可以 从 ResultsManager Dashboard Library 下载 。
————译文结束—————

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August 12, 2008 | Filed Under Productivity | Comments Off 

MindReader的明文命令描述规则

为了简化ResultsManager的使用，MindReader采用了自然语言化的描述来自动设置ResultsManager中活动项的属性。在方括号中的字符将在结果输出中被移除（不过相应属性会被记录在ResultsManager的活动项中）

格式描述在这里: MindReader 语法格式

关键字列表页面: MindReader 命令关键字列表

下面是一张常用 文本关键字 对应 ResultsManager 活动项中的 字段和值。

文本关键字 目的字段 值
buy context 差事(errand)
pay context 差事(errand)
return context 差事(errand)
pick up context 差事(errand)
drop off context 差事(errand)
call context phone
read context web
email context web
research context web
waiting resources 除自己外的某个人(somebody else)
waiting resources 除自己外的某个人(somebody else)
assign to resourceverbs waiting
assigned to resourceverbs waiting
waiting for resourceverbs waiting
contact to resourceverbs partner
talk to resourceverbs partner
email resourceverbs partner
e-mail resourceverbs partner
ask resourceverbs partner
discuss with resourceverbs partner
update resourceverbs partner
remind resourceverbs partner
inform resourceverbs partner
call resourceverbs partner
today duedate 今天(today)
tomorrow duedate 明天(tomorrow)
next week duedate + 7 days
end of week end of week 周五(Friday)
end of month end of month (月底)Last day of month
(P1) priority 1
! deadline yes
someday committed no

通过以上的关键字组合出自己的想法的自然描述，MindReader就会自动将他们分析出来并创建出对应的活动项且设置好活动项的相关属性，要比手工建立ResultsManager活动项再设置属性方便。

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August 5, 2008 | Filed Under Productivity | Comments Off 

为MindManager的GyroQ和ResultsManager插件安装MindReader扩展

在下载安装好MindManager, GyroQ, ResultsManager后，按照 http://www.activityowner.com的方案，安装它那儿为GyroQ提供的MindReader扩展。

看了一下，选择了他的 AO-Pack 方式安装。
这儿是AO-Pack中所包含的内容。
这儿是 AO-Pack快速安装指导

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July 30, 2008 | Filed Under Productivity | 2 Comments 

GTD时间管理的一些相关资源

GTD是《Getting Things Done》，主要是对个人工作效率提升一些的建议指导原则，有一些关于GTD的论坛博客等资源，列在这儿。

国内的

国外的

看了以上网站的一些介绍，准备采用 www.activityowner.com介绍的采用 MindManager 脑图软件做为基础，然后添加上GyroQ, ResultsManager插件，并安装好AO-Pack(包括 MindReader,Mark and Log Tasks Done等activityowner提供的工具集)做自己的GTD中心，并额外添加
theRealizer插件做自己考虑问题时的头脑风暴分析记录，同时候选 JCVGannt 插件做时间安排的甘特图输出。

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July 29, 2008 | Filed Under Productivity | Comments Off